Executive Secretary - Administrative Support Specialist

Bergabunglah dengan tim dinamis kami sebagai Executive Secretary di Jakarta Raya, di mana keahlian organisasimu akan mendorong keunggulan operasional. Peran ini sangat penting dalam mendukung pengguna eksekutif dengan koordinasi administratif, penjadwalan rapat, dan dukungan proyek untuk perusahaan iklan swasta kami.

Di Private Advertiser, kami menciptakan iklan yang menginspirasi dan menghubungkan merek dengan audiens mereka. Sebagai Executive Secretary, kamu akan menjadi jantung operasional kami, memastikan setiap detail diatur dengan presisi dan efisiensi. Dengan menggunakan alat seperti Microsoft Office Suite dan sistem manajemen proyek seperti Asana, kamu akan mengelola tugas-tugas rutin dan mendukung tim eksekutif dalam mencapai tujuan mereka.

Kami mencari seseorang yang tidak hanya terampil dalam administrasi, tetapi juga memiliki semangat untuk belajar dan beradaptasi dengan cepat. Di sini, kamu akan mendapatkan kesempatan untuk berkembang dan berkontribusi pada proyek-proyek yang menantang dan bermakna.

📋 Tanggung Jawab Pekerjaan

• Mengelola kalender dan jadwal rapat untuk eksekutif, termasuk konfirmasi undangan dan notifikasi perubahan.
• Menyusun dan mendistribusikan materi rapat, termasuk notula dan presentasi, serta memastikan semua dokumen tersedia sebelum rapat.
• Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, panggilan telepon, dan pesan, dengan tingkat responsivitas tinggi.
• Menyusun dan mengirimkan dokumen resmi dan korporat, seperti surat, memo, dan laporan.
• Menyediakan dukungan administratif untuk proyek-proyek eksekutif, termasuk penjadwalan, koordinasi, dan pelaporan.
• Memantau dan mengelola inventaris kantor, termasuk peralatan dan perlengkapan, serta memastikan semua barang dalam kondisi baik.
• Mengelola dan memelihara arsip fisik dan digital, termasuk penyimpanan dan pengambilan dokumen.
• Memberikan dukungan teknis dan operasional kepada tim eksekutif, termasuk bantuan dengan perangkat keras dan perangkat lunak.

🎓 Kualifikasi & Syarat

• S1 di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 3 tahun sebagai Executive Secretary atau peran administratif serupa.
• Keahlian dalam menggunakan Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) dan sistem manajemen proyek seperti Asana.
• Kemampuan komunikasi yang kuat, baik lisan maupun tertulis, serta kemampuan untuk bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan bertekanan.
• Kemampuan untuk mengelola beberapa tugas secara simultan dengan tingkat responsivitas tinggi.
• Pengalaman dalam industri iklan atau pemasaran adalah nilai tambah.
• Kemampuan untuk bekerja dengan baik dalam tim dan kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat.
• Kewarganegaraan Indonesia.

🛠️ Keahlian

Lowongan Terkait